Contexte

En novembre 2006, l’ACCOVAM a publié l’Avis sur la réglementation des membres RM0434, Autres activités professionnelles (l’Avis RM0434), dans le but de fournir des directives aux courtiers membres et aux personnes autorisées concernant les activités professionnelles qui, bien qu’exercées par des personnes autorisées, ne le sont pas pour le compte du courtier membre. L’Avis RM0434 expliquait, entre autres, qu’il fallait que les courtiers membres soient au courant des autres activités professionnelles exercées (désignées comme activités commerciales externes dans nos documents antérieurs) par leurs personnes autorisées et qu’ils devaient avoir en place des politiques et des procédures obligeant les personnes autorisées :

• à déclarer toutes les autres activités professionnelles au courtier membre;
• à obtenir du courtier membre l’autorisation d’exercer ces autres activités professionnelles.

La présente Note d’orientation remplace l’Avis RM0434 et tient compte des récentes modifications apportées à l’article 14 de la Règle 18 des courtiers membres de l’OCRCVM (les modifications), ainsi que des obligations prévues dans le Règlement 31-103 sur les obligations et dispenses d’inscription et les obligations continues des personnes inscrites (le Règlement 31-103) et le Règlement 33-109 sur les renseignements concernant l’inscription (le Règlement 31‑109).

Aux fins de la présente Note d’orientation, les « activités professionnelles externes » englobent toutes les activités exercées sans lien avec le courtier membre par une personne autorisée, pour laquelle cette personne reçoit ou s’attend à recevoir une rémunération, une contrepartie, un paiement ou un autre avantage direct ou indirect1.

Conformément aux dispositions et aux attentes prévues par les autorités provinciales en valeurs mobilières, les principes énoncés dans la présente Note d’orientation s’appliquent aussi à toute autre activité pouvant occasionner un risque de conflit d’intérêts ou un risque de confusion chez le client.

Dans la présente Note d’orientation, nous exposons ce qui suit :

1. Un résumé des obligations liées à la déclaration et à l’autorisation des activités professionnelles externes;
2. Certains facteurs à prendre en considération pour l’autorisation d’activités professionnelles externes;
3. Les responsabilités de surveillance imposées aux courtiers membres en lien avec les activités professionnelles externes;
4. Les exigences en matière de dépôt – Base de données nationale d’inscription (BDNI) concernant l’activité professionnelle externe.

Résumé des obligations liées à la déclaration et à l’autorisation des activités professionnelles externes

Nous présentons ci-après un résumé des diverses obligations liées aux activités professionnelles externes. Nous soulignons aux courtiers membres que la portée varie en fonction de l’obligation.

• Les obligations générales de déceler et de communiquer les conflits d’intérêts, prévues dans la Règle 42 des courtiers membres de l’OCRCVM s’appliquent à toutes les personnes autorisées.
• Les obligations générales de relever et de communiquer les conflits d’intérêts, prévues dans le Règlement 31-103 et l’instruction générale connexe s’appliquent à chaque personne physique qui agit pour le compte du courtier membre.
• Dans le cadre des obligations liées aux conflits d’intérêts, l’instruction générale relative au Règlement 31-103 mentionne expressément la nécessité de déclarer et d’autoriser les activités professionnelles externes de personnes inscrites.
• Outre les dispositions liées aux conflits d’intérêts prévues dans le Règlement 31-103 et son instruction générale que nous venons de mentionner, l’article 14 de la Règle 18 des courtiers membres de l’OCRCVM, dans sa version récemment modifiée, oblige expressément les représentants inscrits et les représentants en placement qui souhaitent exercer une activité professionnelle externe à la déclarer au courtier membre et à la faire autoriser par celui-ci.
• Outre les obligations mentionnées précédemment, les personnes autorisées doivent, conformément au Règlement 33-109 et aux dispositions prévues aux Règles 40 et 3100 des courtiers membres, déclarer leurs activités professionnelles exercées à l’extérieur de leur société parrainante, et notamment tous les postes de dirigeant ou d’administrateur ou les postes équivalents qu’elles occupent à titre professionnel, contre rémunération ou non.
• Les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) ont publié l’Avis 31-326 du personnel des ACVM, Activités professionnelles externes (l’avis des ACVM), pour rappeler aux personnes inscrites de s’assurer que les activités professionnelles externes qu’elles exercent ne les empêchent pas de respecter leurs obligations réglementaires, y compris les dispositions en matière de conflits d’intérêts prévues dans le Règlement 31-103. L’avis des ACVM fait état d’un certain nombre de points concernant les activités professionnelles externes d’une personne physique que le personnel des ACVM prendra en considération pour évaluer une demande d’inscription initiale ou un changement d’inscription ou pour savoir si une personne inscrite demeure apte à l’inscription. L’avis des ACVM précise également comment la société inscrite s’acquitte de ses responsabilités de surveiller et de superviser les personnes physiques dont elle parraine l’inscription dans le cas d’activités professionnelles externes. Comme mentionné précédemment, les dispositions sur les conflits d’intérêts prévues dans le Règlement 31-103 et dans la Règle 42 des courtiers membres de l’OCRCVM obligent le courtier membre, et les personnes autorisées s’il y a lieu, à prendre des mesures raisonnables pour déceler les conflits d’intérêts importants existants et les conflits d’intérêts importants que le courtier membre s’attend raisonnablement à voir survenir entre lui ou les personnes physiques agissant pour son compte et un client. Comme des conflits peuvent survenir lorsque des personnes autorisées exercent des activités professionnelles externes, et en vue de suivre les directives fournies dans l’Instruction générale relative au Règlement 31-103, le courtier membre devrait évaluer si d’éventuels conflits d’intérêts peuvent découler de l’activité professionnelle externe envisagée par une personne autorisée avant d’autoriser une telle activité. De plus, si le courtier membre conclut qu’il lui est impossible de contrôler correctement le risque d’un conflit d’intérêts, il ne devrait pas autoriser l’activité professionnelle externe.

Les processus d’autorisation préalable des courtiers membres doivent être suffisamment rigoureux et impartiaux pour raisonnablement :

• déceler à l’avance tout risque de confusion chez les clients et/ou les conflits d’intérêts;
• garantir que l’autorisation n’est accordée que si des contrôles efficaces et un personnel de surveillance compétent sont en place.

Il ne faudrait en aucun cas autoriser une activité professionnelle externe qui pourrait semer la confusion chez les clients ou nuire à la réputation du courtier membre ou du secteur. Ainsi, la réputation d’autres personnes concernées par l’activité professionnelle externe doit être prise en considération. Nous rappelons aux courtiers membres qu’ils doivent être en mesure de nous fournir des preuves du contrôle diligent effectué dans le cadre de leur processus d’autorisation de l’activité professionnelle externe. L’OCRCVM se réserve le droit d’évaluer si la preuve est suffisante.

Nous rappelons également aux courtiers membres qu’ils ont l’obligation implicite de s’assurer que les activités professionnelles externes des personnes autorisées sont conformes aux normes d’éthique élevées prévues à l’article 1 de la Règle 29.

Certains facteurs à prendre en considération pour l’autorisation des activités professionnelles externes

Les courtiers membres ont déjà fait part de leur intérêt à recevoir de l’OCRCVM des directives clairement définies en ce qui concerne les activités professionnelles externes. La nature évolutive et complexe du secteur des services financiers oblige cependant les courtiers membres à exercer un contrôle diligent adéquat et à faire preuve de discernement. Les facteurs qui suivent sont donc présentés comme facteurs à prendre en considération et ne représentent nullement une liste exhaustive des facteurs que le courtier membre devrait prendre en considération lorsqu’il évalue une activité professionnelle externe :

• Les activités professionnelles externes ne devraient pas nuire de façon importante à la capacité du courtier membre de s’acquitter de son obligation de diligence envers ses clients. Ainsi :
  • Le temps qu’un représentant inscrit ou un représentant en placement consacre à une activité professionnelle externe est un facteur important à prendre en considération. Il y aurait lieu d’interdire les activités externes qui sont susceptibles d’empêcher les clients d’avoir accès aux actifs de leurs comptes chez le courtier et d’obtenir des conseils adéquats, s’ils font partie du service offert, tant que la perspective de telles perturbations n’a pas été réellement éliminée;
  • Il est recommandé d’interdire les activités externes (p. ex. des postes chez des émetteurs faisant appel public à l’épargne) qui peuvent empêcher un représentant inscrit de donner des conseils éclairés et impartiaux à ses clients, sauf si le conflit est déclaré et qu’il est adéquatement traité par des contrôles. Par souci de conformité avec l’article 13.4 de l’Instruction générale relative au Règlement 31‑103, nous soulignons aux courtiers membres et aux personnes autorisées que certains conflits d’intérêts sont si contraires aux intérêts d’autres personnes physiques ou morales qu’il est impossible de les traiter par des contrôles et/ou en les déclarant et qu’il faudrait alors les éviter. Par ailleurs, comme le mentionne le paragraphe 2(3) de la Règle 42, les conflits d’intérêts importants, réels ou potentiels, entre la personne autorisée et le client qui ne peuvent être réglés de manière juste, équitable et transparente, au mieux des intérêts du ou des clients, doivent être évités.
• Les activités professionnelles externes ne devraient pas comporter l’utilisation des renseignements sur les clients.
  • Le client ne fournit des renseignements personnels au courtier membre que dans le cadre de sa relation d’affaires avec ce dernier. Il peut également autoriser le courtier membre à transmettre ces renseignements aux membres du même groupe que le courtier membre qui fournissent d’autres services pouvant l’intéresser. Cette autorisation ne s’étend toutefois pas aux activités professionnelles externes des personnes autorisées. Voilà pourquoi il y aurait lieu de mettre en place une formation et des contrôles pour empêcher les personnes autorisées d’utiliser ces renseignements dans l’exercice de leurs activités professionnelles externes.
• Il faut que les activités professionnelles « sans lien » avec le courtier membre soient nettement perçues comme des activités sans lien avec le courtier membre. Les clients devraient pouvoir faire clairement la distinction entre les activités du courtier membre et les activités professionnelles sans lien avec lui. Ainsi :
  • L’utilisation des locaux du courtier membre, de ses dossiers, logos, nom ou noms commerciaux, articles de papeterie, personnel de soutien ou installations (les numéros de téléphone et de télécopieur, le service de courrier et de messagerie, le courriel, les adresses de messagerie instantanée ou de messages textes, etc.) pour les activités professionnelles externes devrait être interdite.
  • Comme le mentionne l’article 13.4 de l’Instruction générale relative au Règlement  31-103, le courtier membre devrait faire en sorte que ses clients soient bien informés des conflits d’intérêts pouvant avoir une incidence sur les services qu’il leur fournit. Le moment de la déclaration dépend du conflit dont un investisseur raisonnable s’attendrait à être informé et du moment auquel il s’attendrait à en être informé. Les activités professionnelles externes de personnes autorisées constituent un type d’activité pouvant occasionner un conflit d’intérêts qu’il y aurait lieu de déclarer.
• Les processus d’autorisation et de contrôle des activités professionnelles externes devraient être rigoureux et impartiaux. Ainsi :
  • Les politiques et procédures du courtier membre ainsi que ses programmes de formation (tant initiale que continue) doivent souligner l’obligation de déclarer toute activité professionnelle externe et de la faire autoriser au préalable, ainsi que la procédure à suivre pour obtenir cette autorisation préalable. Il serait souhaitable en outre que le courtier membre indique ses critères d’autorisation et d’interdiction dans sa politique concernant les activités professionnelles externes et qu’il envisage un examen annuel des activités professionnelles externes de son personnel;
  • Les dossiers du courtier membre devraient comprendre l’ensemble des pièces justificatives concernant son traitement de toutes les demandes d’autorisation visant les activités professionnelles externes, notamment les conditions, politiques, procédures et contrôles particuliers qui ont été imposés et indiquer comment le respect de ceux-ci sera suivi;
  • Il est interdit aux personnes autorisées de se prononcer sur leurs propres demandes d’autorisation d’activité professionnelle externe.

Les activités professionnelles externes devraient respecter la lettre et l’esprit de l’alinéa 14(1)(e) de la Règle 18, de l’article 1 de la Règle 29 et de la Règle 42 des courtiers membres et, par conséquent, aucune activité professionnelle externe pouvant causer de la confusion chez le consommateur ou porter atteinte à la réputation du courtier membre ou du secteur ne devrait être permise.

Dans le cadre de sa procédure d’autorisation, le courtier membre devrait tenir compte des critères présentés dans l’avis des ACVM. Cet avis explique ce que les ACVM prendront en considération, dans le cas des activités professionnelles externes, pour évaluer la demande d’inscription d’une personne physique ou un changement à son inscription ou pour savoir si cette personne demeure apte à l’inscription. Entre autres, les ACVM évalueront : a)  si l’activité professionnelle externe met la personne physique en position de pouvoir ou d’influence (c.-à-d., le fait d’agir comme chef religieux tel un pasteur ou de siéger au conseil d’administration d’une organisation, y compris les organisations caritatives) sur des clients ou des clients potentiels, particulièrement ceux pouvant être vulnérables; et b) si l’activité professionnelle externe procure à la personne physique un accès à de l’information privilégiée et confidentielle qui est pertinente pour ses activités nécessitant l’inscription.

Surveillance des activités professionnelles externes

Afin de respecter les dispositions de l’alinéa 14(1)(e) de la Règle 18, de l’article 1 de la Règle 29 et de la Règle 42 des courtiers membres de l’OCRCVM, ainsi que de l’article 13.4 du Règlement 31-103, le courtier membre doit disposer de politiques et de procédures qui :

1. obligent toutes ses personnes autorisées à lui déclarer leurs activités professionnelles externes avant d’exercer de telles activités;
2. lui garantissent d’être en mesure de déceler les conflits d’intérêts;
3. permettent de déterminer les risques que les conflits font courir et de régler les conflits d’intérêts correctement.

Une fois qu’ils sont décelés, les conflits peuvent être réglés soit par l’évitement soit par la déclaration et la surveillance. Les conflits d’intérêts doivent être réglés de manière juste, équitable et transparente, au mieux des intérêts du ou des clients.

Il est recommandé aux courtiers membres de consulter l’avis du personnel des ACVM qui énonce les attentes des ACVM en ce qui touche la responsabilité du courtier membre de surveiller et de superviser les activités professionnelles externes. L’avis indique que cela comprend notamment que le chef de la conformité du courtier membre est en mesure de surveiller et de superviser adéquatement les activités professionnelles externes; qu’il tient des registres pertinents faisant état d’une telle supervision; et qu’il évalue le mode de vie de la personne physique pour savoir s’il correspond à ce que le courtier membre sait des activités professionnelles externes de cette dernière et qu’il porte attention aux signes d’une éventuelle activité frauduleuse.

Exigences en matière de dépôt – Base de données nationale d’inscription (« BDNI »)

Le présent avis présente également le processus de déclaration des activités professionnelles externes, par la BDNI, à l’OCRCVM. Nous rappelons aux courtiers membres que toutes les personnes autorisées sont tenues de déclarer leurs activités professionnelles externes dans la BDNI.

La rubrique 10 du formulaire prévu à l’Annexe 33-109A4 vise à saisir tous les renseignements sur l’emploi actuel, ainsi que sur les activités professionnelles externes. Les personnes physiques doivent traiter chaque relation de travail ou activité professionnelle externe comme un élément distinct et donc faire des déclarations distinctes pour chaque point mentionné ci-après. Il est à noter que les modifications des relations de travail et des activités professionnelles externes doivent être déclarées dans les dix (10) jours de la modification, conformément à l’article 4.1 du Règlement 33-109.

Cette obligation de déclaration englobe la mise à jour nécessaire de la rubrique 10 pour mentionner les activités auprès de sociétés membres du même groupe/de sociétés liées/de filiales du courtier membre. Même si le poste auprès d’une société liée au courtier, d’une filiale de celui-ci ou d’un membre du même groupe aura été en général autorisé par le courtier membre, il faut déclarer ce poste aux organismes de réglementation compétents, comme dans le cas de la déclaration d’une relation de travail ou d’une activité professionnelle externe.

L’obligation de déclaration comprend également les cas où la personne autorisée exerce une activité sous un « nom commercial » ou d’autres activités professionnelles sans lien avec le courtier membre. La déclaration d’un nom commercial est requise au point 3 de la rubrique 1 du formulaire prévu à l’Annexe 33-109A4 si le nom commercial est utilisé dans le cadre des activités du courtier membre. Si le nom commercial est utilisé pour des activités professionnelles externes (p. ex. l’assurance), le nom commercial doit être déclaré au point 3 de la rubrique 1 et à la rubrique 10 du formulaire prévu à l’Annexe 33-109A4.

Lorsque les activités d’assurance sont exercées par l’intermédiaire d’une compagnie d’assurance inscrite ou d’une entité liée du courtier membre, d’une entité membre du même groupe ou d’une de ses filiales, il suffit de déclarer ces renseignements au point 3(a) de la rubrique 13 du formulaire prévu à l’Annexe 33-109A4, mais le nom de la compagnie d’assurance doit être mentionné. Lorsque la personne physique exerce des activités d’assurance chez une autre entité, avec ou sans autres services de planification financière, elle doit déclarer cette activité professionnelle à la rubrique 10 et au point 3)(a) de la rubrique 13 du formulaire prévu à l’Annexe 33-109A4 et elle doit également répondre à l’ensemble des rubriques conformément aux directives données ci-après.

Le fait que l’OCRCVM accuse réception de ces avis au moyen de la BDNI ne constitue ni son autorisation de l’activité professionnelle externe ni sa reconnaissance que l’ensemble des risques de conflits d’intérêts a été réglé. Par conséquent, l’OCRCVM peut exiger des renseignements supplémentaires après l’accusé de réception de l’avis, s’il le juge nécessaire.

La rubrique 10 du formulaire prévu à l’Annexe 33-109A4 oblige la personne physique à déclarer tous ses emplois et toutes ses activités professionnelles, et notamment les emplois qu’elle occupe et les activités qu’elle exerce à l’extérieur de sa société parrainante. Cela comprend également tous les postes de dirigeant ou d’administrateur ou les postes équivalents qu’elle occupe à titre professionnel, contre rémunération ou non. Toute activité professionnelle externe qui met une personne autorisée en position d’influence à l’égard d’un client ou d’un client éventuel doit être déclarée, qu’elle soit rémunérée ou non. À titre d’exemple, mentionnons les situations où une personne physique joue un rôle prépondérant au sein d’une organisation ou siège à un conseil (ou à un organe analogue) de celle-ci, comme dans le cas d’organisations caritatives, d’organisations à caractère social ou d’organismes religieux.

Par souci de clarté, les dispositions de la rubrique 10 du formulaire prévu à l’Annexe 33-109A4 sont présentées ci-après :

1. Date de début
2. Renseignements sur l’entreprise
   • Indications du formulaire prévu à l’Annexe 33-109A4 suffisamment explicites.
3. Description des fonctions
   • Précisez ici la nature de l’entreprise, le poste occupé dans l’entreprise et les fonctions qui se rattachent à ce poste. Si la personne physique omet de fournir des détails complets sur la nature de l’entreprise et les fonctions qui se rattachent à l’activité professionnelle externe, cette omission sera considérée comme une irrégularité.
4. Nombre d’heures de travail hebdomadaires
   • Les personnes physiques devraient déclarer le nombre approximatif d’heures qu’elles consacrent à l’activité professionnelle externe par semaine.
5. Conflit d’intérêts
   • Déclarez tout risque de confusion chez les clients et tout risque de conflit d’intérêts pouvant découler des activités à titre de personne inscrite et des activités professionnelles externes décrites précédemment.
     
     Vous devez répondre à ce point lorsque vous exercez des activités professionnelles externes. La déclaration doit comporter les éléments suivants :
     1. La confirmation d’un éventuel risque de confusion chez les clients et d’un éventuel risque de conflit d’intérêts découlant des  activités professionnelles externes. Si vous déclarez que vous ne prévoyez pas de conflits d’intérêts, vous devez fournir une explication sur les raisons qui vous poussent à le croire.
     2. La société parrainante doit confirmer qu’elle a vérifié que l’activité professionnelle externe respecte ses propres politiques et procédures ainsi que les questions traitées dans le présent avis. La confirmation doit comporter le nom et le titre du dirigeant ou du surveillant qui a procédé à la vérification. La personne autorisée doit également confirmer qu’elle est au courant des politiques et des procédures de la société concernant les activités professionnelles externes.
6. L’OCRCVM peut exiger des renseignements supplémentaires pour préciser les activités professionnelles externes.

Le présent avis remplace l’Avis RM0434 publié antérieurement.

• 1Les récentes modifications apportées aux Règles des courtiers membres de l’OCRCVM, qui interdisent les opérations financières personnelles avec des clients, prescrivent qu’il est interdit d’obtenir une rémunération directe d’une autre personne que le courtier membre en contrepartie d’activités exercées pour le compte d’un client. Il est à noter toutefois qu’une dispense est prévue dans le cas d’une rémunération obtenue d’un client en échange de services fournis dans le cadre d’une activité professionnelle externe autorisée.