Mandat du comité des ressources humaines et des régimes de retraite

Introduction et objet

Le comité des ressources humaines et des régimes de retraite (le comité) est un comité permanent dont les membres sont nommés par le conseil d’administration (le conseil) de l’OCRI et qui relève du conseil. Le mandat du comité est le suivant :

voir à ce que l’OCRI puisse attirer et conserver des employés qui ont les qualifications et l’expérience requises pour lui permettre de réaliser ses buts et ses objectifs stratégiques, en offrant des régimes de rémunération, de retraite et d’avantages sociaux concurrentiels, motivants et gratifiants;
voir à ce que l’OCRI puisse attirer et conserver une main-d’œuvre permettant à l’organisme de remplir le mandat qui lui a été confié;
aider le conseil à surveiller la mise en œuvre des politiques et procédures en matière de ressources humaines et des régimes d’avantages et de retraite de l’OCRI, et veiller à ce que ceux-ci soient conformes à la réglementation;
traiter les autres questions que le conseil lui délègue ou lui attribue.

Membres

Le comité est constitué d’au moins cinq administrateurs, qui peuvent comprendre le président du conseil (le président du conseil).
En tout temps, la majorité des membres du comité, dont le président du comité (le président du comité), seront des administrateurs indépendants, au sens des Règlements de l’OCRI (les Règlements).
Les membres du comité, dont son président, sont nommés par le conseil pour une durée d’un an, suivant la recommandation du comité de gouvernance.
Le conseil peut destituer de ses fonctions ou remplacer en tout temps n’importe quel membre du comité (sous réserve des exigences prévues ci-dessus aux paragraphes 1 à 3 de la présente section), et tout membre du comité cesse automatiquement d’en être membre lorsqu’il cesse d’être administrateur.

Procédures du comité

Pour s’acquitter de ses responsabilités, le comité se réunit au moins une fois par trimestre et plus fréquemment si les circonstances le justifient. Les réunions du comité peuvent être convoquées par le président du comité ou par une majorité de ses membres.
Les réunions sont présidées par le président du comité, qui est chargé de diriger le comité et de présenter des rapports au conseil. Si le président du comité est absent lors d’une réunion du comité, l’un des membres présents est désigné par le comité pour présider la réunion. À l’occasion, le comité peut inviter des dirigeants, administrateurs et employés de l’organisme à assister à des réunions du comité et à contribuer à certaines discussions ou à l’examen de certaines affaires, selon les besoins. Le président du conseil peut assister et prendre la parole à toutes les réunions du comité, qu’il soit membre du comité ou non. Les réunions peuvent inclure une séance à huis clos à laquelle seuls les membres du comité sont présents.
En outre, au moins une fois par an, les administrateurs indépendants du comité se réunissent à huis clos lors d’une séance à laquelle ne sont présents que ces administrateurs indépendants.
Le quorum est constitué d’une majorité de membres du comité, dont une majorité d’administrateurs indépendants siégeant au comité. Toute mesure prise par une majorité des membres présents à une réunion où le quorum est atteint est considérée comme une mesure prise par le comité.
Le comité doit tenir des procès-verbaux écrits de ses réunions, qui seront classés avec ceux des réunions du conseil.
Une résolution écrite et signée par tous les membres du comité ayant le droit de voter à l’égard de cette résolution à une réunion du comité a la même valeur que si elle avait été adoptée à une réunion du comité.
Le comité fait rapport au conseil périodiquement à propos de ses activités et de ses recommandations et doit lui présenter une fois par année un compte rendu des activités générales qu’il a exercées conformément au présent mandat.
Toutes les questions traitées par le comité sont jugées confidentielles, sous réserve de la présentation d’un rapport au conseil ou sauf si le sujet l’exige autrement.
Pour s’acquitter de ses responsabilités, le comité peut demander au besoin de l’aide et des conseils à des ressources internes et à des conseillers ou autres professionnels externes, aux frais de l’OCRI. S’il obtient de l’aide et des conseils de conseillers ou d’autres professionnels externes, le comité en informera le comité de gouvernance.

Rôles et responsabilités

Les responsabilités particulières du comité comprennent les suivantes

Gestion du capital humain

Examiner la stratégie de l’OCRI sur le plan des ressources humaines pour s’assurer que le personnel, les processus et les pratiques s’alignent sur la stratégie globale et les objectifs d’affaires de l’organisme.
Examiner la diversité, l’équité et l’inclusion en milieu de travail de l’OCRI, la mobilisation des employés et la culture.
S’assurer qu’un système est élaboré et maintenu pour repérer, évaluer et gérer les risques liés à la gestion du capital humain, y compris les politiques en matière d’attraction et de maintien en poste du personnel, de mobilisation du personnel, de relève, de gestion et de rémunération.

Gestion de la relève et des talents

Examiner la nomination du chef de la direction et en recommander l’approbation au conseil.
Examiner périodiquement, et au moins une fois par an, les politiques et les pratiques de ressources humaines qui soutiennent la gestion des talents et la relève, y compris les régimes de rémunération et d’avantages sociaux des employés de l’OCRI (notamment les régimes de retraite et de revenu supplémentaire), et évaluer et surveiller la mise en œuvre des pratiques de gestion des talents et leur efficacité, ainsi que les besoins en matière de main-d’œuvre.
Examiner les questions liées aux ressources humaines qui ont trait aux plans de relève et de perfectionnement du chef de la direction, et en informer le conseil. Le président du comité de gouvernance sera invité à assister aux réunions du comité consacrées à la planification de la relève du chef de la direction.
Examiner les questions liées aux ressources humaines qui ont trait à la haute direction, notamment la planification de la relève, les plans de perfectionnement, le recrutement, les conditions de travail et les modalités de cessation d’emploi, et en informer le conseil.
En consultation avec le chef de la direction, examiner la stratégie en matière de talents pour tous les postes de l’équipe de la haute direction et de l’équipe des gestionnaires principaux, notamment en examinant les changements importants dans la structure organisationnelle globale qui pourraient avoir une incidence sur les postes de l’équipe de la haute direction et de l’équipe des gestionnaires principaux.

Évaluation du rendement et rémunération

Au moins une fois par an, examiner la stratégie de rémunération des membres de la haute direction afin de s’assurer qu’elle s’aligne sur la mission et l’orientation stratégique de l’OCRI et qu’elle respecte les modalités des décisions de reconnaissance (comme il est défini dans les Règlements), y compris l’obligation de lier la rémunération des dirigeants à l’exécution efficace du mandat d’intérêt public de l’OCRI. Faire des recommandations au conseil à l’égard des programmes et des pratiques de rémunération des membres de la haute direction de l’organisme et des changements nécessaires.
Examiner les objectifs et les critères de rendement annuel du chef de la direction et évaluer son rendement à la lumière de la description du poste et de ses objectifs et critères de rendement. Présenter au conseil un rapport écrit sur les résultats de cet examen et lui recommander, aux fins d’approbation, la rémunération du chef de la direction.
Examiner chaque année la description de poste du chef de la direction et recommander au conseil tout projet de révision.
Une fois par an, examiner et approuver l’évaluation du rendement de l’équipe de la haute direction effectuée par le chef de la direction ainsi que la rémunération proposée.
Examiner et recommander au conseil toute augmentation annuelle de la rémunération au mérite dans le budget du salaire de base qui doit être intégré au plan d’exploitation annuel.

Politiques et pratiques en matière de ressources humaines

Au moins une fois par an, examiner l’efficacité de l’Énoncé d’engagement à l’égard de l’équité, de la diversité, de l’inclusion et de l’antiracisme, du Code de conduite des employés et de la Politique sur le harcèlement, la discrimination et la violence au travail pour s’assurer qu’ils reflètent les pratiques exemplaires du secteur, examiner la conformité de ces politiques avec les lois applicables, assurer leur harmonisation avec la mission et l’orientation stratégique de l’OCRI et recommander des modifications au conseil, s’il y a lieu.
Examiner les procédures relatives à la réception, à la conservation et au traitement confidentiels des plaintes et des préoccupations concernant des questions liées aux ressources humaines ou aux régimes de retraite, et à la protection contre les représailles qui pourraient être exercées sur ceux qui présentent leurs plaintes ou préoccupations en toute bonne foi.

Régimes de retraite et régimes de retraite complémentaires pour les employés

Examiner et recommander au conseil tout changement apporté à la conception des régimes de retraite et du régime de retraite complémentaire à l’intention des cadres (collectivement, les régimes) de l’OCRI, y compris les changements apportés aux formules du régime à cotisations déterminées et à l’établissement ou à la cessation des régimes ainsi que toute modification importante.
Superviser le comité de gestion des régimes de retraite en ce qui concerne les modifications mineures apportées aux régimes et aux documents de communication sur les régimes.
Surveiller et, à la demande du comité de gestion des régimes de retraite, approuver les décisions liées à l’interprétation des modalités et des politiques des régimes ainsi que des lois les concernant.
Examiner et approuver tout changement apporté aux rôles et aux responsabilités du comité, d’autres comités du conseil et du comité de gestion des régimes de retraite relativement à la gouvernance des régimes.
Fournir au conseil un rapport de synthèse annuel sur les régimes.

Autres responsabilités

Mener ou superviser des enquêtes, selon le cas, sur toute question qui est portée à son attention et qui s’inscrit dans le cadre de ses fonctions.
Examiner au moins une fois par an la pertinence du présent mandat et proposer au conseil toute modification jugée utile aux fins d’approbation.