Transmission de documents durant une grève des postes ou un lock-out

Il se pourrait qu’il y ait une grève ou un lock-out interrompant les services postaux à l’échelle du pays dès le 22 mai 2025. Le cas échéant, les courtiers membres devront prendre les mesures suivantes :

• éviter d’utiliser les services postaux là où ces derniers ont été jugés peu fiables;
• s’assurer que les obligations de transmission de documents énoncées dans les règles de l’OCRI et les autres exigences applicables continuent d’être respectées;
• s’assurer que les moyens de transmission de documents qu’ils utilisent pendant l’interruption des services postaux n’ont pas de répercussions excessives sur les clients ni ne constituent une conduite « …inappropriée ou préjudiciable à l’intérêt public »1.

Nous recommandons aux courtiers membres qui choisissent plutôt de transmettre les documents par voie électronique d’examiner les exigences énoncées dans l’Instruction générale 11-201 relative à la transmission électronique de documents (l’Instruction générale 11-201), et de consulter au besoin les territoires membres des ACVM pour connaître les exigences qui pourraient s’appliquer localement.

Recommandations particulières de l’OCRI

Advenant une grève des postes ou un lock-out, nous vous recommandons de prendre les mesures particulières suivantes :

1. Fournissez à vos clients les renseignements suivants :
   • les documents qui leur ont été récemment envoyés par la poste pourraient être livrés en retard. Ces documents peuvent être réexpédiés par l’intermédiaire d’un autre moyen de transmission s’ils en font la demande;
   • donnez-leur la liste des autres moyens de transmission de documents à leur disposition pendant l’interruption de service.
2. Informez vos personnes autorisées qui traitent avec les clients des autres moyens de transmission de documents que vous offrez aux clients. Lors des discussions avec les clients, demandez-leur de confirmer (ou de reconfirmer) les autres moyens de transmission de documents auxquels ils souhaitent recourir pendant l’interruption de service.
3. En ce qui concerne les documents critiques ou importants qui ne peuvent pas être transmis par voie électronique (y compris ceux qui portent sur les opérations dans les comptes, sur le déplacement de fonds de clients, sur des positions sur des produits de placement ou sur des comptes entiers), les courtiers membres doivent sérieusement penser à recourir à un service de messagerie2 pour s’assurer que les documents soient livrés rapidement aux clients en main propre ou livrés en succursale, où les clients pourront les récupérer.
4. Pour tous les autres documents à livrer :
   • proposez à vos clients de recevoir leurs documents par la poste ou3 par télécopie.
   • pour les clients qui n’ont pas accès à de tels services, envisagez de recourir, si possible, à un service de messagerie pour une livraison en main propre au client, une livraison à la succursale où celui-ci pourra aller récupérer ses documents ou tout autre moyen de transmission.
5. Veuillez rappeler à vos personnes autorisées qu’elles doivent confirmer l’exécution des opérations et effectuer les appels de fonds ou de marge par téléphone et profitez de ces appels pour confirmer (ou reconfirmer) la méthode secondaire de transmission des documents choisie par le client à utiliser pendant l’interruption de service.

• 1Alinéa 1402(1)(i) des Règles visant les courtiers en placement et règles partiellement consolidées et alinéa 2.1.1 c) des Règles visant les courtiers en épargne collective.
• 2La livraison par messagerie peut se faire par l’entremise d’un service de messagerie privé ou d’une entreprise commerciale telle que FedEx, Purolator ou UPS. Le service de courrier interne peut également constituer un mode de transmission acceptable pour l’envoi de documents à la succursale où le client pourra aller les récupérer.
• 3La transmission par courriel comprend l’envoi à l’adresse courriel personnelle du client et les courriels envoyés au client au moyen d’un système de transmission électronique de documents, à condition que cette pratique soit conforme à la réglementation des valeurs mobilières applicable.