Pollitt & Co. Inc.

Durée de validité des conditions

1. Les conditions demeurent pleinement en vigueur à compter de leur date de prise d’effet et jusqu’à la fin d’une période de 18 mois au cours de laquelle Pollitt doit déposer des rapports financiers mensuels (RFM) montrant ce qui suit :

  1. le capital régularisé en fonction du risque (CRFR) est supérieur à 300 000 $;
  2. le signal précurseur n’a pas été déclenché;
  3. aucune lacune importante n’a été relevée ;
  4. toutes les opérations sur titres de créance sont déclarées conformément aux exigences de l’Organisation.

Il est entendu que les conditions demeurent pleinement en vigueur pendant une période d’au moins 18 mois. Au terme de cette période, si toutes les conditions ont été respectées, Pollitt pourra m’adresser une demande de modification ou de levée de ces conditions par l’intermédiaire de l’administratrice nationale des audiences et en en soumettant une copie au personnel.

Embauche d’un administrateur provisoire des finances

2. Dans un délai de 30 jours à compter de l’entrée en vigueur des conditions, Pollitt doit embaucher un administrateur provisoire des finances qualifié. Ce dernier doit être un associé d’un cabinet de comptables professionnels agréés autorisé en tant qu’auditeur.

3. L’administrateur provisoire des finances fournira au personnel un rapport sur les procédures sur lesquelles se sont entendus Pollitt et le personnel qui permettent de vérifier que l’information déclarée dans les RFM est complète et exacte conformément aux exigences; ce rapport contiendra une liste des lacunes soulevées et indiquera notamment l’incidence sur le CRFR, le cas échéant.

4. La convention conclue avec l’administrateur provisoire des finances nécessite l’autorisation écrite du personnel.

5. Toute modification de la convention conclue avec l’administrateur provisoire des finances ou la résiliation de cette convention nécessite l’autorisation écrite préalable du personnel, autorisation qui ne sera pas refusée de façon déraisonnable.

Maintien de l’exigence d’un administrateur provisoire des finances

6. Sous réserve du paragraphe 7, si, pendant une période de six mois consécutifs, les RFM soumis par Pollitt ne déclenchent pas le signal précurseur, qu’ils montrent le maintien d’un CRFR qui n’est pas inférieur à 300 000 $ et qu’ils ne révèlent aucune des lacunes importantes relevées par l’administrateur provisoire des finances, ce dernier ne sera plus tenu d’exercer les fonctions énoncées au paragraphe 3, mais il demeurera disponible pour la durée de l’imposition des conditions.

7. L’obligation immédiate, pour l’administrateur provisoire des finances, d’exécuter les procédures énoncées au paragraphe 3 sera renouvelée tant que l’un des événements suivants se produira pendant la durée des conditions et ne sera pas réglé comme il est décrit ci-après.

  1. Déclenchement du signal précurseur – Pollitt déclare, dans un RFM qu’elle a déposé, le déclenchement du signal précurseur. Pollitt peut régler ce problème en ajoutant, dans les 10 jours ouvrables suivant la date limite de dépôt du RFM, la somme de capital réglementaire qui lui aurait évité de déclencher le signal précurseur si elle avait été incluse au cours du mois pertinent dans le capital réglementaire selon les états financiers;
  2. Seuil minimal de CRFR – Dans un RFM, Pollitt déclare un CRFR inférieur à 300 000 $. Pollitt peut régler ce problème en ajoutant, dans les 10 jours ouvrables suivant la date limite de dépôt du RFM, la somme de capital réglementaire qui aurait porté le CRFR à un montant supérieur à 300 000 $ si elle avait été incluse à la date pertinente dans le capital réglementaire selon les états financiers;
  3. Présence de lacunes importantes - Lorsqu’une lacune importante est soulevée, le personnel détermine, à sa discrétion, s’il comblera cette lacune.

Il convient de préciser que, si les problèmes sont réglés comme il est indiqué, l’obligation immédiate pour l’administrateur provisoire des finances d’exécuter les procédures énoncées au paragraphe 3 ne sera pas renouvelée.

Maintien en vigueur des autres conditions

8. Même si un administrateur provisoire des finances n’est plus tenu d’exécuter les fonctions énoncées au paragraphe 3, toutes les autres conditions demeurent en vigueur pour la durée des conditions, comme il est énoncé au paragraphe 1.

Frais et transmission du rapport

9.  Remboursement des frais au nouvel OAR :

  1. Pollitt paiera au nouvel OAR les frais et dépenses raisonnables engagés pour l’administration des conditions qui lui sont imposées.

10. Frais pour dépôt tardif

  1. Frais de 100 $ par jour ouvrable pour chaque rapport, comme il est indiqué au paragraphe 3, à payer au personnel après le 10 e jour ouvrable suivant la date limite de dépôt du RFM de Pollitt.

11. Paiement des frais

  1. Les frais pour dépôt tardif doivent être payés dans le délai de 30 jours indiqué sur la facture du nouvel OAR, à défaut de quoi des frais d’intérêt s’appliqueront.
  2. Les frais doivent être payés par transfert électronique de fonds au nouvel OAR.

12. Dépôt du rapport

  1. Le nouvel OAR permet à l’administrateur provisoire des finances de déposer les rapports par courriel chiffré.

Déclaration d’opérations sur titres de créance

13. Toutes les opérations sur titres de créance doivent être déclarées au nouvel OAR à la date de l’opération conformément à la Règle 7200 des Règles CPPC :

  1. le nouvel OAR exige également que toutes les opérations exécutées au cours de l’année 2021 et depuis le début de l’année 2022 soient déclarées dans les 30 jours suivant la date d’entrée en vigueur des conditions;
  2. dans un délai de 30 jours à compter de l’entrée en vigueur des conditions, Pollitt doit respecter les obligations en matière de déclaration prévues par la Règle 7200.

Annexe A
Conditions - Pollitt & Co. Inc.

Procédures et fonctions de l’administrateur provisoire des finances

Conformément aux conditions qui ont été imposées à Pollitt & Co. Inc. (Pollitt) en vertu de l’article 9208 des Règles visant les courtiers en placement et règles partiellement consolidées (les Règles CPPC), l’administrateur provisoire des finances (l’administrateur provisoire) fournira au personnel un rapport sur des procédures particulières, qui auront été désignées par le personnel, permettant de vérifier que l’information déclarée dans le Rapport financier mensuel (RFM) est exhaustive et exacte conformément aux Règles CPPC et que la société respecte ses obligations en matière de production de rapports aux termes de la Règle 7200. Les procédures et fonctions susmentionnées sont les suivantes :

Fonctions de l’administrateur provisoire :

  1. Dans les dix jours ouvrables suivant la date limite de dépôt du RFM de Pollitt, remettre au personnel le rapport décrivant les procédures et les fonctions mises en œuvre et les lacunes relevées, y compris l’incidence de chaque lacune sur le CRFR, le cas échéant.
  2. Discuter avec la direction au moins une fois par mois des faits nouveaux dans les activités et opérations de Pollitt.
  3. Vérifier que tous les soldes présentés dans le RFM de Pollitt correspondent aux soldes de comptes inscrits dans la balance de vérification comptable de Pollitt.
  4. Se renseigner de façon raisonnable quant à la nature et à l’origine des soldes afin de confirmer que les soldes sont présentés dans le RFM conformément aux Notes et directives du Formulaire 1.
  5. Examiner le rapprochement entre les données du RFM et les estimations hebdomadaires correspondantes du CRFR, et expliquer les écarts.
  6. Vérifier que le rapprochement des données du RFM dans la procédure e) correspond au CRFR hebdomadaire et au RFM déposé dans le système DERFR :
    1. déterminer si les explications de la direction concernant les écarts sont conformes au modèle d’affaires de Pollitt;
    2. déterminer s’il existe des écarts importants récurrents dans les rapprochements du RFM et si des ajustements ont été apportés à la méthode d’estimation pour éviter qu’ils ne se répètent;
    3. déterminer s’il existe des preuves démontrant que le chef de la direction a examiné et approuvé les estimations hebdomadaires du CRFR.
  7. Examiner le rapprochement bancaire :
    1. vérifier que le solde de clôture correspond à celui indiqué dans le relevé bancaire ou au solde indiqué en ligne;
    2. vérifier la continuité des chèques émis et en circulation;
    3. retracer les éléments de rapprochement dans les documents justificatifs et déterminer si les opérations sous-jacentes sont correctement comptabilisées dans le grand livre général ou, si les écarts ne sont pas réglés, si la marge applicable est indiquée dans le relevé B du RFM;
    4. vérifier qu’il existe une preuve de l’examen du rapprochement bancaire.
  8. Examiner le rapprochement des comptes de courtier :
    1. retracer le solde de clôture dans les relevés de fin de mois de tiers;
    2. vérifier les éléments de rapprochement dans les documents justificatifs et déterminer si les opérations sous-jacentes sont correctement comptabilisées dans le grand livre général ou, si les écarts ne sont pas réglés, si la marge applicable est indiquée dans le relevé B du RFM;
    3. vérifier qu’il existe une preuve de l’examen du rapprochement des comptes de courtier.
  9. Examiner le rapprochement des comptes de courtier chargé de comptes :
    1. vérifier que les soldes indiqués dans le grand livre général correspondent à ceux figurant dans les factures mensuelles du courtier chargé de comptes;
    2. vérifier les éléments de rapprochement dans les documents justificatifs et déterminer si les opérations sous-jacentes sont correctement comptabilisées dans le grand livre général ou, si les écarts ne sont pas réglés, si la marge applicable est indiquée dans le relevé B du RFM;
    3. vérifier qu’il existe une preuve de l’examen du rapprochement des comptes de courtier chargé de comptes.
  10. Examiner le rapprochement des comptes intersociétés :
    1. vérifier que les opérations faisant l’objet du rapprochement correspondent aux contrats écrits;
    2. vérifier qu’il existe une preuve de l’examen du rapprochement des comptes intersociétés.
  11. Vérifier, au moyen d’un rapprochement avec les pièces justificatives, que tous les autres actifs admissibles – État A, lignes 13 à 18 – sont légitimes, exacts et présentés conformément aux Notes et directives à l’État A du Formulaire 1.
  12. Déterminer si la compensation des actifs et des passifs est conforme aux normes IFRS et aux Notes et directives à l’État A du formulaire 1.
  13. Déterminer si le test de dépréciation visant le billet à ordre de la société mère est effectué avec exactitude et consigné dans le grand livre.
  14. S’assurer que la TVH à payer et que le crédit de taxe sur les intrants sont comptabilisés de façon uniforme selon la méthode de production des déclarations de la TVH de Pollitt.
  15. En ce qui concerne les comptes de moyenne des cours :
    1. s’assurer que les soldes et les marges correspondantes dans les comptes de moyenne des cours sont consignés de façon exacte et complète dans le RFM;
    2. vérifier que la politique de négociation au cours moyen indique les limites accordées aux négociateurs qui effectuent des transactions de facilitation pour des clients.
  16. Vérifier que les passifs indiqués dans l’État A et que les charges indiquées dans l’état E semblent raisonnables et exhaustifs :
    1. vérifier que les charges, telles qu’elles sont indiquées dans les ententes signées, sont consignées de façon exhaustive et exacte dans le grand livre général.
  17. En ce qui concerne les produits :
    1. examiner les documents justificatifs, y compris les contrats;
    2. passer en revue tous les contrats de service et vérifier que Pollitt a comptabilisé les services rendus dans le cadre du contrat conformément à ses conventions comptables.
  18. S’assurer que Pollitt a consigné la rémunération variable et les obligations découlant de toute entente de partage des produits conformément aux obligations contractuelles de Pollitt.
  19. Examiner les transactions de financement de sociétés pour s’assurer que la marge liée à l’engagement d’acquisition ferme a été calculée et présentée avec exactitude.
  20. En ce qui concerne la négociation sur titres à revenu fixe pour compte propre :
    1. vérifier que la limite de négociation des obligations a été établie et qu’elle est raisonnable par rapport au CRFR;
    2. examiner les éléments probants démontrant que les opérations sur obligations exécutées par le négociateur pour compte propre n’ont jamais causé d’insuffisance du CRFR;
    3. constituer un échantillon des dix opérations sur obligations les plus importantes du mois et s’assurer que la société avait une capacité financière suffisante pour exécuter les opérations (les opérations sur obligations sont effectuées dans des comptes de portefeuille seulement);
    4. vérifier que les opérations sur obligations exécutées ont fait l’objet d’avis d’exécution;
    5. vérifier que Pollitt a déclaré auprès du nouvel OAR toutes les opérations sur obligations exécutées au cours du mois, conformément à la Règle 7200.
  21. Vérifier que les opérations de Pollitt n’étaient pas mélangées dans des comptes de négociation de parties liées :
    1. vérifier que les opérations de la société mère sont exécutées dans un compte de client au nom de la société mère et que le compte est classé dans la catégorie des comptes de client dans ISM. Vérifier que le propriétaire véritable du compte est la société mère et non Pollitt. Vérifier que les opérations effectuées sans marge suffisante dans le compte de négociation de la société mère sont consignées dans le rapport mensuel sur les comptes en souffrance de BNRI.
    2. S’assurer que Pollitt a donné des instructions à BNRI pour que le compte 5P‑TATU-A soit traité comme un compte de portefeuille.
  22. Examiner tous les paiements versés au chef de la direction de Pollitt et reçus par ce dernier et s’assurer de ce qui suit :
    1. les paiements sont appuyés par des obligations contractuelles à l’égard du salaire ou des frais de gestion, ou du remboursement de dépenses valides réglées par le chef de la direction;
    2. Tous les encaissements sont comptabilisés conformément aux normes IFRS dans le grand livre général de Pollitt.
  23. Examiner tous les paiements versés à la société mère de Politt et s’assurer de ce qui suit :
    1. l’approbation du personnel a été obtenue avant l’envoi ou le transfert des paiements à la société mère de Pollitt.
  24. Examiner toutes les écritures et les charges à payer relatives aux comptes indiquées à titre d’actifs non admissibles afin de s’assurer que l’approbation du personnel a été obtenue avant l’augmentation des actifs non admissibles ou la prise de tout nouvel engagement qui aurait pour effet d’augmenter de façon importante les actifs non admissibles de la société.

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