Exigences de déclaration dans ComSet

À la suite des changements touchant la déclaration des plaintes et d’autres événements pour les courtiers membres en épargne collective au moyen du système de déclaration des plaintes et des règlements (ComSet), l’OCRI publie la Note d’orientation suivante à l’intention de tous ses courtiers membres. La présente Note d’orientation remplace le Bulletin administratif 11-0142 publié par l’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières.

À compter du 1^er novembre 2025, les courtiers membres sont tenus de joindre les pièces justificatives pertinentes et de fournir des renseignements supplémentaires au moment de l’enregistrement initial de l’événement ComSet ou par la suite, lorsqu’ils les obtiennent. Les documents et les renseignements devant être soumis sont décrits dans le tableau Résumé des documents requis par type de cas à signaler ci-dessous. La transmission des documents et des renseignements requis permettra au personnel de l’OCRI d’effectuer des examens plus rapides et plus efficaces des déclarations dans ComSet. De plus, il est prévu que cela réduise les demandes d’informations supplémentaires de la part du personnel de l’OCRI.

Les obligations de déclaration générales des courtiers membres à l’OCRI aux termes des règles 1.4 et 600 des Règles visant les courtiers en épargne collective (Règles CEC) ainsi que de l’article 3703 des Règles visant les courtiers en placement et règles partiellement consolidées (Règles CPPC) restent les mêmes.

La nouvelle obligation de joindre les pièces justificatives et les renseignements décrite ci-dessous s’applique aux événements déclarés ou modifiés après le 1^er novembre 2025. Il ne sera pas nécessaire d’actualiser les événements ComSet déclarés ou modifiés avant le 1^er novembre 2025 pour tenir compte de la nouvelle obligation.

Résumé des documents requis par type de cas à signaler

* Remarque : Ces documents doivent être joints lorsque l’événement ComSet est réglé ou dès qu’ils sont accessibles.

**Veuillez fournir le formulaire d’ouverture de compte/de renseignements sur le client en vigueur au moment de l’enregistrement initial dans ComSet. S’il s’agit de documents distincts, veuillez joindre les deux, car nous avons besoin de toutes les données sur le client (y compris les coordonnées, la date de naissance, etc.) ainsi que les renseignements liés à la connaissance du client. Si le courtier membre ne peut pas téléverser le formulaire d’ouverture de compte/de renseignements sur le client avec la lettre de plainte, une note doit être ajoutée à la section de commentaires de la déclaration dans ComSet indiquant que les documents seront soumis ultérieurement, une fois qu’ils seront obtenus.

Exigences de déclaration dans ComSet – Foire aux questions

1. Les plaintes relatives aux services doivent-elles être déclarées dans ComSet?

Non. Une plainte relative au service est une plainte qui porte sur le service à la clientèle et qui n’est pas liée aux lois sur les valeurs mobilières canadiennes ou étrangères. Une affaire qui implique des violations potentielles des règles doit être déclarée dans ComSet.

2. Une plainte relative à un transfert doit-elle être déclarée?

Oui. Les plaintes relatives aux transferts doivent habituellement faire l’objet d’une déclaration, car les transferts sont régis par les règles de l’OCRI. (Règle 4800 des Règles CPPC, Règle 2.12 des Règles CEC)

3. Puis-je utiliser « Autre » comme type de contravention?

Utilisez toujours le type de contravention le plus approprié. « Autre » ne doit être utilisé que s’il n’y a pas d’autre option dans le menu déroulant. Veuillez fournir plus de détails sur la nature et les détails de la plainte dans le champ de description « Contravention principale » et, si plus de détails sont nécessaires, dans la section des « Commentaires du membre ».

4. Dois-je entrer le type de document lorsque je téléverse des documents dans la déclaration de ComSet?

Oui. Assurez-vous de sélectionner le bon type de document pour le document que vous téléversez.

5. Que se passe-t-il si l’adresse du client a changé et ne correspond plus à l’adresse indiquée sur le formulaire d’ouverture de compte?

Le courtier membre doit téléverser le formulaire d’ouverture de compte/de renseignements sur le client contenant l’adresse la plus récente ou un document de changement d’adresse indiquant l’adresse actuelle du client.

6. Que se passe-t-il si le formulaire d’ouverture de compte/de renseignements sur le client n’est pas accessible au moment de la création de l’événement ComSet?

Notez dans la section des « Commentaires du membre » qu’une copie du document sera téléversée une fois obtenue.

7. J’ai créé une déclaration dans ComSet pour la société au lieu de la personne autorisée. Puis-je modifier l’événement ComSet?

Non. Il faudra créer un nouvel événement ComSet et supprimer le précédent. Pour supprimer une déclaration dans ComSet, veuillez écrire à ComSet@CIRO.ca en expliquant pourquoi elle doit être supprimée et en précisant l’événement de remplacement, le cas échéant.

8. Nous avons reçu une plainte d’un mari et de sa femme. Combien d’événements ComSet doivent être créés?

Il faut créer un seul événement ComSet si les allégations de la plainte sont essentiellement les mêmes. Vous pouvez ajouter plusieurs clients/comptes dans la section « Client ».

9. Le client a déposé une plainte puis a intenté une action civile. Existe-t-il un moyen de lier des événements ComSet?

Oui. Vous pouvez lier des événements en cliquant sur le bouton +Ajouter sous « Les événements reliés ».

10. J’ai de la difficulté à téléverser des documents dans la déclaration dans ComSet. Que dois-je faire?

Les pièces jointes doivent être téléversées en format .PDF et sont soumises à des restrictions de nommage des fichiers (uniquement des lettres, des chiffres ou des traits d’union). Si vous rencontrez toujours des difficultés, veuillez écrire à ComSet@CIRO.ca.

11. Dans le cas d’une plainte d’un client, pourquoi ne puis-je pas entrer la date de naissance du client dans la section Client de la déclaration dans ComSet?

Vérifiez que vous avez sélectionné l’option personne physique dans « Profil du client ». La date de naissance d’un client n’apparaît pas dans l’option « Société »; il ne se remplit que lorsque l’option « Personne physique » est sélectionnée.

12. Dois-je indiquer qu’une enquête interne distincte (ou un congédiement, etc.) est en cours à la suite de l’examen d’un événement précédemment déclaré (comme une plainte d’un client)?

En général, non, mais vous devez mettre à jour les sections « État du dossier », « Constatations » et « Mesures disciplinaires » de l’événement et y joindre tous les documents pertinents. Si un événement, tel qu’une plainte d’un client, aboutit à une enquête interne d’une portée beaucoup plus large ou liée à une affaire non reliée, alors oui, vous devriez créer un événement « Enquête interne » distinct.

13. Dois-je continuer à mettre à jour un événement une fois que nous avons conclu l’affaire?

Oui. Par exemple, si vous avez rejeté une plainte, mais que le plaignant s’est adressé à l’Ombudsman des services bancaires et d’investissement ou à l’arbitrage. Dans ces cas, vous devez mettre à jour les « État du dossier » de l’événement ComSet en inscrivant les informations pertinentes et, une fois terminé, vous devez mettre à jour toute autre information pertinente, comme le montant du règlement, les constatations ou la mesure disciplinaire. Si vous aviez déjà fermé l’événement, vous pouvez utiliser la fonction « Modifier » de l’événement pour apporter des modifications. Si vous avez déjà verrouillé l’événement, vous devez d’abord le rouvrir pour y apporter des modifications.

14. Combien d’information dois-je ajouter à un événement ComSet?

Il est important de fournir un résumé détaillé de l’événement en question (sous la rubrique « Commentaires du membre »), notamment si les renseignements contenus dans les documents joints ne sont pas suffisants. Vous devez également remplir tous les champs de l’événement, s’ils s’appliquent.

15. Si une affaire à déclarer concerne plusieurs personnes autorisées, ou la société et le courtier, dois-je déclarer un événement pour chaque partie?

Oui. À moins qu’il ne s’agisse de plusieurs personnes autorisées, il est établi par défaut qu’une seule personne autorisée était directement impliquée. Par exemple, une plainte d’un client concernant une équipe de conseillers, mais une personne autorisée s’est occupée exclusivement des clients.

16. Dois‑je déclarer de multiples événements pour une même affaire?

En général, non. Les seules exceptions sont les suivantes : lorsque la plainte d’un client entraîne une poursuite civile, lorsque de multiples personnes sont visées ou dans les cas mentionnés dans la réponse à la question 12 de la FAQ. Les renseignements comme ceux concernant des congédiements liés à des affaires déjà déclarées doivent être déclarés dans le cadre de l’événement existant.

17. Que se passe-t-il si je suis en retard dans le dépôt d’une déclaration?

Déposez la déclaration dès maintenant, mais assurez-vous d’utiliser la date de dépôt appropriée et d’inscrire la raison du retard.

18. Que se passe-t-il si l’activité déclarée impliquait une personne autorisée, mais qu’elle s’est produite chez un membre du même groupe (une banque ou une compagnie d’assurance par exemple)?

Fournissez un résumé clair de l’inconduite, y compris si l’activité a eu lieu chez un membre du même groupe ou chez le courtier, si des clients membres du courtier ont été impliqués et, si oui, de quelle façon.

19. Que se passe-t-il si je déclare une activité pour un ancien employé ou si je ne trouve pas l’employé? Dois-je créer une nouvelle personne physique?

Non. Lorsque vous choisissez le sujet « Personne physique », assurez-vous de ne pas cocher la case « Rechercher uniquement des employés ». Le nom de l’ancien employé devrait alors sortir dans les résultats de la recherche. Si la recherche de non-employés n’est pas concluante, écrivez à ComSet@CIRO.ca.

20. Quels sont les délais de déclaration des courtiers qui se servent de ComSet?

Les plaintes des clients doivent être déclarées dans les 20 jours ouvrables suivant leur réception. Les déclarations d’une autre nature doivent être faites dans les 5 jours ouvrables suivant l’événement.

21. Où puis-je obtenir de l’aide supplémentaire?

Connectez-vous au portail Services de l’OCRI. Dans le menu de gauche, sélectionnez ComSet puis l’une des zones ComSet applicables (Accueil, Rechercher un rapport d’événement, Rapports). Une fois dans la zone voulue, cliquez sur « ? » dans le coin supérieur droit de l’écran. Cela vous mènera au guide de l’utilisateur de ComSet, qui comprend des liens vers des vidéos de formation et les règles applicables. Si vous n’avez pas trouvé la réponse à votre question dans le guide, veuillez écrire à ComSet@ciro.ca.