Questionnaire annuel sur les risques

Aperçu

Comme il est mentionné dans le Rapport sur les priorités en matière de conformité pour 2024, et conformément à notre objectif d’aller de l’avant en tant qu’organisme d’autoréglementation unifié et fort, les courtiers en épargne collective, tout comme les courtiers en placement, seront bientôt tenus de remplir le questionnaire annuel sur les risques (QAR).

Le QAR a été mis en œuvre en 2021 auprès des courtiers en placement pour créer des gains d’efficacité et éviter que les équipes de la Conformité; de la conduite des affaires, de la de la conduite de la négociation et des finances et des opérations ne leur demandent plusieurs fois les mêmes renseignements. Les renseignements demandés sont utilisés :

• pour évaluer le risque de non-conformité de la société;
• dans le cadre de notre processus habituel de planification des inspections.

Le QAR vise à consigner les changements importants qui ont été apportés au sein de chaque société au cours de l’année précédente, y compris les changements apportés aux secteurs d’activité, à la gouvernance ainsi qu’aux contrôles opérationnels et de surveillance liés aux activités de conformité. L’OCRI peut également utiliser le QAR afin d’évaluer la façon dont ses courtiers membres ont donné suite aux modifications nouvelles ou récentes apportées aux règles et réformes de l’OCRI et des ACVM.

Les renseignements demandés seront utilisés aux fins suivantes :

• améliorer notre approche fondée sur le risque en obtenant chaque année, de chaque société, des renseignements uniformes et à jour, sans égard au cycle d’inspection;
• simplifier les demandes de renseignements réglementaires transmises aux sociétés et éliminer les processus qui se chevauchent entre les équipes de conformité;
• assurer une meilleure uniformité des évaluations des risques pour toutes les sociétés et entre les équipes de la conformité.

Quoi de neuf?

Nous lancerons une nouvelle application pour le QAR (portail du QAR), qui améliorera l’expérience des utilisateurs. Ainsi, la manière dont nous transmettons le questionnaire aux courtiers en placement et l’application qu’ils utilisent pour remplir le questionnaire changeront. Cette année, tous les courtiers en placement et courtiers en épargne collective seront invités à s’inscrire dans le nouveau portail du QAR, dans lequel ils pourront :

• accéder au guide de l’utilisateur pour naviguer dans le portail du QAR;
• gérer les utilisateurs et en ajouter;
• remplir le questionnaire;
• conserver une copie du questionnaire;
• téléverser des documents justificatifs requis directement dans le portail du QAR.

À quoi pouvez-vous vous attendre? Processus général

En octobre 2024, les courtiers membres recevront une invitation par courriel contenant des instructions pour accéder au portail du QAR. Par la suite, un lien vers le portail sera également envoyé tous les ans. Les courtiers membres :

• devront répondre à une série de questions et soumettre les documents justificatifs requis (p. ex. les rapports du chef de la conformité adressés au conseil d’administration, l’organigramme [propriété] de la société);
• auront un mois pour remplir le QAR;
• devront attester que la personne désignée responsable a pris connaissance des renseignements figurant sur le QAR pour s’assurer qu’ils sont complets et exacts avant de le soumettre à l’OCRI.

Nous examinerons les réponses aux questions du QAR et, si nous avons besoin de précisions ou de renseignements additionnels, le chef du département de la conformité concernée communiquera avec la société en question. Les réponses aux questions du QAR seront utilisées dans l’évaluation des risques de la société en date du 31 décembre.

Des questions?

Si vous avez des questions, veuillez envoyer un courriel à annualriskquestionnaire@ciro.ca.