Réforme de l’inscription – Questions de mise en œuvre

Le présent avis vise à fournir des orientations additionnelles sur les nouvelles exigences découlant des modifications à venir des Règles des courtiers membres de l’OCRCVM liées à la mise en œuvre du projet en vue de la réforme du régime de l’inscription. Il est prévu que les modifications des Règles de l’OCRCVM relatives à la réforme de l’inscription entreront en vigueur à la date d’entrée en vigueur du Règlement 31‑103 sur les obligations et dispenses d’inscription, adopté par les Autorités canadiennes en valeurs mobilières, soit le 28 septembre 2009.

Le présent avis traite des points suivants :

1. L’autorisation des personnes désignées responsables (PDR) et des chefs de la conformité (CC);
2. La catégorie d’autorisation « surveillant » et les délais pour satisfaire aux nouvelles exigences d’autorisation;
3. Les nouvelles obligations de tenue de dossiers des courtiers membres découlant des modifications des Règles des courtiers membres de l’OCRCVM relatives à la réforme de l’inscription;
4. Les changements des types d’activité;
5. Les transferts automatiques;
6. Les avis d’approbation.

Pour de plus amples renseignements au sujet de la substance des modifications des règles de l’OCRCVM relatives à la réforme de l’inscription, nous renvoyons le lecteur à l’Avis 09-0213, Modifications aux Règles des courtiers membres de l’OCRCVM dans le cadre de la mise en œuvre du projet des ACVM en vue de la réforme du régime de l’inscription. Nous avons également publié un avis supplémentaire qui donne des orientations sur la façon dont se fera, pour les personnes autorisées actuelles, la transition des catégories d’autorisation actuelles aux nouvelles catégories d’autorisation à l’occasion de la réforme de l’inscription (Avis 09-0190, Réforme de l’inscription – Transition aux nouvelles catégories d’autorisation de l’OCRCVM).

1. Les personnes désignées responsables (PDR) et les chefs de la conformité (CC)

Ainsi qu’il est exposé dans l’Avis 09-0213, Modifications aux Règles des courtiers membres de l’OCRCVM dans le cadre de la mise en œuvre du projet des ACVM en vue de la réforme du régime de l’inscription, l’OCRVM a modifié les définitions de PDR et de CC pour les aligner sur les dispositions du Règlement 31-103. Ce changement entraîne les conséquences suivantes :

1. Chaque courtier membre ne peut désigner qu’une personne dans la catégorie de PDR selon l’article 5 nouveau de la Règle 38. En général, le chef de la direction du courtier membre doit être désigné comme la PDR du courtier membre.
2. Chaque courtier membre ne peut désigner qu’une personne dans la catégorie de CC selon l’article 7 nouveau de la Règle 38.

De plus, ainsi qu’il est exposé dans l’Avis 31-311 du personnel des ACVM, les courtiers membres doivent ajouter la nouvelle catégorie d’inscription de « personne désignée responsable » et de « chef de la conformité » au dossier BDNI de leur PDR et de leur CC autorisés en présentant une demande Modification ou radiation de catégories de personnes physiques  au moyen de la BDNI dans un délai de trois mois à compter de la mise en vigueur du Règlement 31-103.

Au cours de ce délai de trois mois, les courtiers membres doivent faire radier l’autorisation de leurs autres PDR ou CC en déposant un formulaire « Modification ou radiation de catégories de personnes physiques » pour supprimer la catégorie PDR ou CC.

2. Les surveillants

Dans le cadre des modifications des règles de l’OCRCVM, diverses catégories de surveillants ont été fusionnées dans une nouvelle catégorie de « surveillant ». La nouvelle catégorie comprend des personnes qui étaient autorisées auparavant dans les catégories suivantes :

• directeur adjoint de succursale
• directeur adjoint de succursale (clientèle institutionnelle)
• directeur de succursale
• directeur de succursale (clientèle institutionnelle)
• codirecteur de succursale
• codirecteur de succursale (clientèle institutionnelle)
• personne désignée suppléante
• responsable désigné des contrats d’options (RDCO)
• responsable suppléant des contrats d’options (RSCO)
• responsable désigné des contrats à terme standardisés et options sur contrats à terme standardisés (RDCTO)
• responsable suppléant des contrats à terme standardisés et options sur contrats à terme standardisés (RSCTO)
• superviseur désigné des contrats à terme standardisés et options sur contrats à terme standardisés (SCTO)
• directeur des ventes

Les compétences requises pour les surveillants sont exposées dans la Règle 2900, Partie I, A.1. Elles n’ont pas subi de modifications importantes par rapport aux exigences actuelles, à l’exception des compétences requises pour les surveillants des opérations sur options (clientèle de détail). La Règle 2900 a été modifiée de façon que les surveillants des opérations sur options (clientèle de détail) (auparavant le RDCO ou le RSCO) soient tenus de réussir le Cours d’initiation aux produits dérivés, le Cours sur la négociation d’options et le Cours à l’intention des responsables des contrats d’options. Le Cours sur la négociation d’options et le Cours d’initiation aux produits dérivés correspondent à des exigences nouvelles. Toutefois, les règles prévoient que les personnes qui surveillent actuellement ces opérations seront dispensées de l’obligation de réussir ces cours tant qu’elles continueront d’être autorisées à ce titre.

Les surveillants responsables

Selon les modifications des règles de l’OCRCVM, nous avons continué à exiger que des personnes déterminées soient désignées pour exercer des fonctions déterminées, comme la surveillance générale des comptes de détail (art. 2 et 4 de la Règle 1300). En vertu de la Règle 2900, ces surveillants doivent satisfaire aux compétences requises des surveillants qui exercent une surveillance à l’égard de représentants inscrits ou de représentants en placement, selon le cas.

Nous reconnaissons qu’en vertu des règles actuelles de l’OCRCVM, ces fonctions de surveillance peuvent être exercées par un administrateur, un associé ou un dirigeant désigné ou, dans le cas d’une succursale, par un directeur de succursale relevant directement de l’administrateur, associé ou dirigeant désigné qui est responsable de l’ouverture des nouveaux comptes et du contrôle de l’activité des comptes. Selon les nouvelles règles, ces administrateurs, associés ou dirigeants désignés devront demander une autorisation dans la nouvelle catégorie de surveillant. Dans la mesure où ces personnes ont exercé cette surveillance sur le fondement du Cours à l’intention des associés, administrateurs et dirigeants avant la mise en œuvre de la réforme de l’inscription, les modifications des règles ne les obligeront pas à satisfaire aux exigences relatives à la compétence de la Règle 2900. Les personnes qui exercent ces activités doivent demander l’autorisation dans la catégorie de surveillant dans un délai de quatre mois suivant la mise en vigueur des modifications des règles en déposant une demande dans la Base de données nationale d’inscription, selon la Règle 401. Ces demandes devront indiquer, à la rubrique 10 (Emploi actuel) que ces personnes ont exercé cette fonction de surveillance pour le courtier membre avant la mise en œuvre de la réforme de l’inscription. Pour l’avenir, nous nous attendons à que toutes les personnes présentant de nouvelles demandes d’autorisation dans la catégorie de surveillant satisferont aux compétences requises.

Nous reconnaissons également que les modifications reliées à la réforme de l’inscription ont des conséquences sur des lignes directrices déjà publiées relativement au rôle du chef de la conformité. Nous publierons ultérieurement un avis à jour sur ce sujet, après consultation auprès de nos membres.

Les modifications des règles de l’OCRCVM prévoient également que le courtier membre est tenu d’avoir des surveillants :

1. chargés de la surveillance des comptes gérés (art. 15 de la Règle 1300);
2. chargés de l’approbation préalable de la publicité, de la documentation commerciale ou de la correspondance, y compris des rapports de recherche, en vertu du paragraphe 7(3) de la Règle 29 et du paragraphe 7 des Lignes directrices de la Règle 3400;
3. chargés de surveiller les activités de gestion de portefeuille d’un représentant inscrit qui a moins de deux ans d’expérience dans la gestion de portefeuille pour des clients (sous-alinéa 15(c)(i) de la Règle 1300).

Ces surveillants responsables doivent aussi obtenir l’autorisation de l’OCRCVM, dans un délai de quatre mois suivant la mise en vigueur des modifications des règles de l’OCRCVM au moyen de la Base de données nationale d’inscription, selon la Règle 40. Ces demandes doivent indiquer, à la rubrique 10 (Emploi actuel), la nature des responsabilités de surveillance de la personne.

Obligation de dépôt dans la BDNI

Toutes les demandes d’autorisation dans la catégorie de surveillant doivent décrire, sous la rubrique 10 (formulaire 33-109A4), Emploi actuel, le type d’activité de surveillance exercé. Il incombe au courtier membre de veiller à ce que la personne ait satisfait aux compétences requises par la Règle 2900.

4. Les nouvelles obligations de tenue de dossiers des courtiers membres

Les personnes autorisées dont l’activité est restreinte aux titres d’organismes de placement collectif

L’article 7 nouveau de la Règle 18 des courtiers membres limite la période pendant laquelle le RP ou le RI peut exercer une activité restreinte aux titres d’organismes de placement collectif et établit les exigences suivantes :

1. dans les 270 jours suivant son autorisation initiale, le RP ou le RI dont l’activité est limitée aux titres d’organismes de placement collectif doit réussir le Cours sur le commerce des valeurs mobilières au Canada et le Cours relatif au Manuel sur les normes de conduite et présenter une mise à jour de modification des compétences par le moyen de la BDNI;
2. dans les 18 mois suivant son autorisation initiale, la personne doit avoir terminé le programme de formation de 30 ou de 90 jours et présenter une mise à jour de modification des compétences par le moyen de la BDNI;
3. dans un délai de 18 mois, le RAS du courtier membre doit déposer un avis Modification ou radiation de catégories de personnes physiques pour changer le type de produits d’Organismes de placement collectif à Valeurs mobilières.

Les courtiers membres doivent instaurer des systèmes de suivi interne pour veiller au respect des délais indiqués ci-dessus. Il faut toutefois noter que les RP ou les RR qui sont actuellement autorisés à exercer une activité restreinte aux titres d’organismes de placement collectif sont dispensés de cette obligation de mise à niveau s’ils sont actuellement inscrits dans une ou des provinces où ils se conforment actuellement à la loi, aux règles et aux instructions générales de la province sur les valeurs mobilières relatives à la catégorie d’activité restreinte (voir l’alinéa 7(c) nouveau de la Règle 18 des courtiers membres).

Les surveillants

L’article 1(v) nouveau de la Règle 38 prévoit l’obligation pour le courtier membre de tenir un registre interne du nom des surveillants, indiquant leur nom, l’étendue de leur responsabilité et la période pendant laquelle ils ont exercé cette responsabilité. Ce registre doit aussi indiquer le surveillant responsable de toute personne autorisée à un moment donné. Le courtier membre conserve ce registre pendant sept ans, et dans ses locaux au cours de la première année.

Cette obligation de tenue de dossiers s’applique à tous les surveillants, notamment à ceux qui sont indiqués à l’article 1 de la Règle 1 :

1. le surveillant désigné responsable de l’ouverture des nouveaux comptes et du contrôle de l’activité des comptes conformément à l’article 2 de la Règle 1300;
2. le surveillant désigné responsable de la surveillance des comptes carte blanche conformément à l’article 4 de la Règle 1300;
3. le surveillant désigné responsable de la surveillance des comptes gérés conformément à l’article 15 de la Règle 1300;
4. le surveillant responsable de la surveillance des comptes d’options désigné conformément à l’alinéa 2(a) de la Règle 1800;
5. le surveillant responsable de la surveillance des comptes de contrats à terme désigné conformément à l’alinéa 2(a) de la Règle 1900;
6. le ou les surveillants désignés conformément au paragraphe 7(3) de la Règle 29 et au paragraphe 7 des Lignes directrices de la Règle 3400 responsables de l’approbation préalable de la publicité, de la documentation commerciale ou de la correspondance, y compris des rapports de recherche.

La gestion de portefeuille

L’alinéa 15(c) de la Règle 1300 introduit une nouvelle obligation de surveillance au lieu de la catégorie d’autorisation actuelle de gestionnaire adjoint de portefeuille. Selon cette disposition, la personne qui n’a pas déjà fourni des services de gestion de portefeuille à des clients pendant au moins deux ans chez un courtier membre, chez un conseiller inscrit dans une province ou dans une institution réglementée par le gouvernement doit être surveillée directement par un autre gestionnaire de portefeuille qui n’est pas dans la période de surveillance ou par une personne inscrite comme conseiller dans une province aux termes d’un contrat. Les dossiers de surveillance du courtier membre doivent indiquer les personnes responsables de cette surveillance et les personnes soumises à leur surveillance. Le courtier membre doit veiller à ce que cette surveillance demeure en place pendant le délai fixé par les règles. Il n’est nécessaire de faire des mises à jour à la BDNI à l’expiration de la période de surveillance de deux ans.

5. La notification des changements de type d’activité

Ainsi qu’il est prévu aux paragraphes (3) et (4) de l’article 4 de la Règle 40, le courtier membre doit notifier à l’OCRCVM le fait qu’une personne autorisée change le type d’activité qu’elle exerce. On a apporté des modifications à la BDNI pour permettre au courtier membre de présenter une Modification ou radiation de catégories de personnes physiques sous la forme d’un avis, en cochant une case sur la demande.

Les courtiers membres doivent s’assurer que la mise à jour des compétences requises a été présentée avant de présenter cet avis et que la personne autorisée a réussi les cours prévus à la partie I de la Règle 2900 dans les délais prévus à la partie II de la Règle 2900 ou a obtenu du conseil de section compétent une dispense en bonne et due forme. Il ne sera pas exigé d’autorisation de l’OCRCVM, il n’y aura qu’une vérification par le personnel de l’OCRCVM, qui pourra intervenir après coup, que le courtier membre a déclaré que la personne satisfaisait aux compétences requises. Les personnes qui ne satisfont plus aux normes de compétence de l’OCRCVM pour un type d’activité devront cesser immédiatement d’exercer ce type d’activité, jusqu’à ce qu’elles aient réussi les cours ou les examens voulus.

En raison des législations provinciales en matière de valeurs mobilières, les personnes qui désirent s'inscrire en Ontario et au Manitoba pour exercer un type d’activité portant sur les contrats à terme et les options sur contrats à terme, devront présenter une demande  d'autorisation.

6. Les transferts automatiques

En vertu de l’article 7 nouveau de la Règle 40 et du Règlement 33‑109, les personnes transférant entre courtiers membres seront automatiquement autorisées et inscrites à condition que le formulaire de Rétablissement (formulaire 33-109A7) soit déposé dans la BDNI dans les 90 jours suivant la date de la cessation de l’activité d’une personne chez son employeur antérieur.

Les courtiers membres doivent mettre en œuvre des procédés de contrôle diligent pour s’assurer que les personnes déposant un formulaire en vue d’un transfert automatique satisfont aux critères prévus au paragraphe 7(3) de la Règle 40, notamment qu’il n’a pas été demandé à la personne par sa société parrainante antérieure de démissionner ou que la personne n’a pas été congédiée par suite d’allégations à son encontre, selon lesquelles elle aurait (i) commis une infraction criminelle, (ii) contrevenu aux lois sur les valeurs mobilières ou (iii) contrevenu aux règles de l’OCRCVM.

Les courtiers membres doivent déposer une Demande de réactivation d’inscription au moyen de la BDNI pour le transfert de personnes physiques qui ne satisfont pas aux critères du rétablissement automatique et doivent attendre l’approbation de l’OCRCVM avant de permettre aux personnes d’exercer une activité exigeant l’inscription.

En Ontario, les modifications n’ont pas encore été apportées à la Loi sur les contrats à terme sur marchandises. Par conséquent, les personnes qui présentent en Ontario une demande d’autorisation relative à un type d’activité portant sur les contrats à terme et les options sur contrats à terme au moyen du type de demande Rétablissement ne seront pas automatiquement autorisées en vertu du Règlement 33‑109 et les sociétés doivent attendre que l’approbation de l’inscription soit accordée à ces personnes

La BDNI empêchera le dépôt d’une Demande de réactivation d’inscription si la personne a cessé son emploi avant la période de blocage de la BDNI, qui commence le 25 septembre 2009 à 17 h HNE). Dans ce cas, il faudra déposer une Demande de réactivation d’inscription. Comme la Demande de réactivation d’inscription entraînera automatiquement la perception de frais, des dispositions seront prises pour rembourser ou annuler ces frais.

7. Les avis d’approbation

À compter du 28 septembre 2009, l’OCRCVM ne délivrera plus d’avis lorsqu’une demande a été approuvée sans modalités ou conditions. Ces avis d’approbation indiquent actuellement la date de l’approbation, la catégorie de l’autorisation, les exigences postérieures à l’obtention du permis et les exigences de formation continue. Les courtiers membres peuvent consulter le rapport État de la demande dans la BDNI pour déterminer l’état d’avancement des demandes envoyées à l’OCRCVM.

Les courtiers membres peuvent également utiliser le Système de suivi en ligne de la formation continue de l’OCRCVM pour déterminer les exigences de formation continue pour les personnes autorisées, mais doivent signaler toute divergence entre les exigences présentées dans le Système de suivi en ligne et les exigences réelles définies dans la partie III de la Règle 2900. On signalera ces divergences à CEhelp@iiroc.ca.

Échéances

Les échéances indiquées ci-dessus sont reprises dans le tableau suivant. Les dates indiquées entre crochets sont fondées sur la date projetée de mise en vigueur, le 28 septembre 2009 :

• 1On notera que les directeurs de succursale actuels seront automatiquement convertis dans la nouvelle catégorie de surveillant et qu’il ne sera pas nécessaire de déposer une demande d’autorisation pour eux. On trouvera de plus amples renseignements sur le processus de conversion dans l’Avis 09-0190, Réforme de l’inscription – Transition aux nouvelles catégories d’autorisation de l’OCRCVM.